Yrityksen etätyömatkat tai esimerkiksi sisäisen kehittämisen vuoksi tehtävät, osin virkistykselliset reissut ovat monille yritykselle keino kohottaa työnantajaprofiilia ja saada irtiotto toimiston arjesta, esimerkiksi strategiavisioiden liitoon saattamiseksi.
Ulkomaanmatkojen verotus on kuitenkin asia, johon Verohallinto suhtautuu terveellä epäluulolla ja pohtii sitä, onko matka työntekijöiden työaikaa, virkistystoimintaa vai palkitsemista. Palkitsemistilanteissa kyseessä on saatu etuus ja työntekijöiden matkakulut tulee laskea palkaksi. Yrityksen näkökulmasta tällainen tulkinta tietää lisäkulua itse lentolippujen ja hotellien päälle maksettavien työnantajasuoritusten muodossa.
Laadi matkaohjelma etukäteen
Todistustaakka on tällaisissa tilanteissa usein käänteinen. Yritys joutuukin siis usein itse avaamaan sitä, miten matka liittyy yrityksen liiketoimintaan. Tämän vuoksi matkasta on tarpeen laatia riittävän yksityiskohtainen matkaohjelma, josta käyvät ilmi matkan aikataulut ja se että matkan toiminta on yrityksen työntekijöilleen määräämää.
Usein ulkomaanmatkoja ei kuitenkaan tungeta täyteen työhön liittyvää ohjelmaa. Tällöin tulee arvioida, kuinka suuri osuus kohteessa vietettävistä päivistä on työntekijän vapaa-aikaa ja periä sitä vastaava omavastuuosuus työntekijältä, tai laskea se palkaksi.
Arvonlisäveron ulkomaalaispalautus
Arvonlisäverotuksen näkökulmasta yrityksen liiketoimintaan liittyvistä kuluista voi tehdä vähennykset ja tämä pätee myös yrityksen virkistystoimintaan ulkomailla. Monissa maissa esimerkiksi hotellit eivät ole suomen tapaan alennetun verokannan alaisia, vaan niistä maksetaan normaalin verokannan mukainen ALV. Mikäli matka on tehty toiseen EU-maahan ja summa kasvaa suureksi, voi olla järkevää hakea arvonlisäveron ulkomaalaispalautusta, joka luonnistuu kaikista näppärimmin yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa Verohallinnon verkkopalvelun kautta. Näin yritys voi saada maksamansa arvonlisäveron takaisin myös ulkomailta.
Matkan luonne kannattaa jo etukäteen kirkastaa henkilökunnan kanssa ja miettiä niin ohjelma kuin myös mahdollisen ”lomailun” kompensointi. Tarjoamme myös mielellämme oman mielipiteemme aiheeseen. Koska kuten kaikki tietävät, matkan suunnittelu ja odotus on melkein yhtä suuri ilo kuin itse reissu.
